Эксплуатация коммерческого транспорта: как учитывать расходы и техническое обслуживание в 2025 году

Если вы владеете коммерческим автомобилем - будь то грузовик, фургон или служебный легковой автомобиль - то знаете: один раз купил и забыл? Это не работает. Эксплуатация коммерческого транспорта - это не просто вождение. Это ежедневный учет топлива, ремонтов, страховки, амортизации и бумажной волокиты, которая может стоить вам денег, если сделана неправильно.

В 2025 году в России на дорогах более 5,2 миллиона коммерческих автомобилей. И каждый из них - это не просто машина, а актив, который должен приносить прибыль, а не убытки. Плохой учет расходов - это как вести бизнес без бухгалтера. Вы не знаете, сколько реально тратите, на чем теряете и как снизить налоги. И да - налоговая может прийти с проверкой, если что-то не так с путевыми листами или расходом топлива.

Что считать расходами на коммерческий транспорт

Не все, что связано с автомобилем, можно списать на бизнес. В России есть четкие правила, кто и как должен считать расходы. Их прописали в ПБУ 6/01 и Методических рекомендациях Минтранса № АМ-23-р. Вот что точно входит в расходы:

• Покупка автомобиля (если он используется для бизнеса, а не для продажи)
• Регистрационные сборы и госпошлина в ГИБДД
• Страховка ОСАГО и КАСКО (если авто в эксплуатации)
• Топливо и смазочные материалы
• Техническое обслуживание и ремонт
• Амортизация - ежемесячное списание стоимости машины
• Штрафы за нарушения, если они связаны с рабочими поездками
• Компенсации сотрудникам за использование личного авто в служебных целях

Если вы купили автомобиль для перепродажи - это не расход, а товар. Он идет на счет 41 «Товары». А если вы купили его, чтобы перевозить грузы или возить клиентов - это основное средство. Его ставят на баланс, и начинается амортизация.

Как поставить автомобиль на учет как основное средство

Сразу после покупки нужно решить: это актив или товар? Если актив - то на него заводят карточку учета. Первичная стоимость включает:

• Цену, которую вы заплатили поставщику (без НДС)
• Сборы за регистрацию в ГИБДД
• Плату за ввоз, если авто привезли из-за границы
• Стоимость страховки на этапе доставки
• Дополнительные расходы: установка GPS, навигатора, спецоборудования - всё, что нужно, чтобы машина стала пригодной для работы

В бухгалтерском учете порог для признания основного средства - 40 000 рублей. В налоговом - 100 000. То есть, если вы купили автомобиль за 80 000 рублей, его можно сразу списать как расход в налоговом учете. А в бухгалтерском - придется амортизировать. Но вы можете в своей учетной политике установить лимит в 40 000 рублей - и тогда даже дешевый автомобиль попадает под амортизацию. Это полезно, если вы хотите равномерно распределить расходы по месяцам.

Амортизация: как считать и зачем она нужна

Амортизация - это не просто «списание» денег. Это способ равномерно распределить стоимость машины на весь срок ее службы. В России нет жестких сроков. Вы сами выбираете, на сколько лет будет служить автомобиль. Обычно берут от 3 до 10 лет, в зависимости от типа машины и условий эксплуатации.

Например:

• Легковой автомобиль с объемом двигателя до 2 литров - амортизационная группа 3 (3-5 лет)
• Грузовик до 3,5 тонн - группа 4 (5-7 лет)
• Автобус или тяжелый фургон - группа 5 (7-10 лет)

Амортизация начисляется ежемесячно. Даже если машина стоит в гараже, вы всё равно списываете часть ее стоимости. Это важно для налогообложения. Если вы не начисляете амортизацию, налоговая может посчитать, что вы скрываете доходы - ведь машина используется, а расходов нет.

Техническое обслуживание и ТО: что включать в расходы

Техническое обслуживание - это не просто «поменять масло». Это комплекс работ: замена фильтров, проверка тормозов, диагностика, регулировка ходовой, замена расходников. Всё это - расходы на эксплуатацию.

Но тут есть нюанс: платить за прохождение государственного технического осмотра (ГТО) - это не расход на эксплуатацию. Это плата за разрешение. Стоимость талона - от 500 до 1500 рублей, в зависимости от региона и типа ТС. Эта сумма не списывается как «расход на обслуживание». Она идет отдельно, как «оплата государственных услуг».

А вот ремонт после аварии, замена подшипников, ремонт тормозной системы - всё это можно списать. Главное - сохранить чеки, акты выполненных работ и накладные на запчасти.

Еще один важный момент: по нормам Минтранса, на внутригаражные разъезды и технические надобности (включая ТО) можно увеличить норму расхода топлива на 1% от общего объема. Но это не автоматически - нужно обосновать. Например: у вас 10 машин, и каждая раз в месяц заезжает в гараж на 20 км для диагностики. Вы считаете пробег, фиксируете в путевых листах и прикладываете к отчету. Без документального подтверждения - 1% не получится.

Путевые листы: обязательный документ, который налоговая проверяет в первую очередь

Без путевых листов - никаких расходов. Никаких списаний топлива, никакой амортизации. Это не формальность. Это ключевой документ, который подтверждает, что машина использовалась именно для бизнеса.

В 2025 году бумажные путевые листы постепенно уходят. Минтранс РФ уже требует перехода на электронные. С 2023 года все крупные компании перешли на цифровые системы. К 2025 году бумажные листы должны исчезнуть полностью. Электронные листы автоматически фиксируют:

• Дата и время выезда и возвращения
• Пробег на начало и конец поездки
• Цель поездки (доставка, обслуживание, встречи с клиентами)
• ФИО водителя
• Количество израсходованного топлива (если есть датчики)

Если у вас до сих пор бумажные листы - вы рискуете. Налоговая может отказать в списании расходов, если листы заполнены неряшливо, нет подписей, нет дат или не указано, зачем ехали. Даже один неподписанный лист - повод для проверки всего автопарка.

Как учитывать топливо: реальные расходы vs нормы

Здесь два пути:

1. Списывать топливо по фактическому расходу - по данным заправок и путевых листов
2. Списывать по нормам Минтранса - как «установленные стандарты»

В 2025 году лучше первый вариант. Почему? Потому что нормы Минтранса - это ориентиры, а не законы. Они не обязательны. А вот фактические данные - это ваша защита. Если вы ведете учет по путевым листам и чекам, вы можете доказать, что тратите ровно столько, сколько нужно. И это - законно.

Например: ваш грузовик потребляет 28 литров на 100 км по нормам. Но по факту, с учетом пробок и груза, он берет 32. Если вы списываете по норме - вы теряете 4 литра на 100 км. А это - деньги. Если вы списываете по факту - вы получаете полный налоговый вычет. Главное - чтобы в путевом листе было указано: «Пробег: 120 км, израсходовано 38,4 л» - и это подтверждено чеками.

Общие ошибки, которые дорого стоят

Вот что чаще всего ломает учет коммерческого транспорта:

• Смешивание личных и служебных поездок. Если водитель ездит на машине и в личных целях - вы не можете списать весь расход топлива. Нужно разделять. Лучше - отдельный автомобиль для личных нужд.
• Нет подтверждения деловой цели. Налоговая спрашивает: «Зачем ехали в Смоленск?» Если в листе написано «по делам» - это не ответ. Нужно: «Доставка партии товаров в магазин «Север» на ул. Ленина, 15».
• Не ведется учет пробега. Без пробега - нет расчета амортизации, нет расчета топлива. Это как вести бухгалтерию без кассовых чеков.
• Не обновляется учетная политика. Если вы не прописали в ней, что амортизация начисляется линейным способом, а нормы расхода топлива - по факту, - вы рискуете в будущем.
• Использование одного автомобиля для облагаемых и необлагаемых НДС операций. Например, вы перевозите товары с НДС и продукты без НДС. Тогда расходы нужно делить пропорционально. Иначе - переплата налога или штраф.

Что помогает: технологии и программы

В 2025 году вести учет вручную - это устаревший подход. Большинство компаний используют 1С:Бухгалтерия 3.0. В ней есть специальные функции:

• Автоматическое формирование путевых листов
• Импорт данных с GPS-трекеров
• Связь с заправками через API
• Расчет амортизации по группам
• Формирование отчетов для налоговой

Стоимость настройки - от 40 до 60 часов для автопарка из 5-10 машин. Но потом вы экономите 10-15 часов в месяц. И это - не время, а деньги. Потому что меньше ошибок, меньше проверок, меньше штрафов.

Если вы малый бизнес - начните с простого: скачайте приложение «Путевой лист» (есть бесплатные версии), ведите пробег, сохраняйте чеки, фиксируйте цели поездок. Это уже даст вам защиту от налоговой.

Что ждет в ближайшие годы

В 2026 году ожидается интеграция систем учета транспортных расходов с Единой государственной информационной системой промышленности (ЕГИСП). Это значит:

• Все данные о пробеге, расходе топлива и ТО будут автоматически передаваться в налоговые органы
• Налоговая сможет сверять ваши отчеты с данными с заправок, автосервисов и ГИБДД
• Любое расхождение - сразу тревога

К 2026 году 75% компаний уже будут использовать автоматизированные системы. Те, кто не перейдут - останутся в прошлом. Они будут тратить время на бумажки, а не на бизнес.

Ваш выбор: либо вести учет правильно, системно, с технологиями - и получать налоговые выгоды, либо продолжать делать это «на глаз» - и рисковать штрафами, проверками и потерей прибыли.